Засвідчення вірності копій документів нотаріусом

Щоб завірити копію документа так, аби вона мала юридичну значимість, потрібно звернутися до нотаріуса. Саме він має право своїм підписом і печаткою засвідчувати вірність документа або його копію. Відповідно до п. 10 ст. 34 ЗУ Про нотаріат, нотаріуси засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них. Засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється нотаріусом за усним зверненням заінтересованої особи. При підготовці до засвідчення вірності копій документів, нотаріус зобов`язаний звірити з оригіналом документа копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує. Засвідчуючи вірність копій документів, нотаріус в обов’язковому порядку встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. При цьому для встановлення особи має подаватися документ, що посвідчує особу. Засвідчення копій офіційних документів, які видаються, наприклад, органами РАЦСу і в майбутньому будуть використовуватися за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації. Іншими словами: консульської легалізації чи проставлення апостиля на оригіналах цих документів. Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується тоді, коли справжність її підпису на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи. Варто зазначити, що не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні органи/установи видають оригінал документа. До прикладу: довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо. Стосовно деяких документів існує певна процедура їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів. Це, в основному, дипломи, атестати, документи органів РАЦСу, про які мова йшла вище тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо, приміром, вони видані не уповноваженою на те установою, відсутній підпис чи печатка службової особи, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т.д. Усе це дає нотаріусу підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії. Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з’ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Незважаючи на закінчення строку дії документа, останній може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина. Варто додати, що через тлумачення статті 75 Закону України «Про нотаріат», можна зробити висновок, що енциклопедії, збірники наукових праць, книги, газети, журнали тощо не є документами, а отже, не мають юридичного значення (навіть у випадках, коли в них йде мова про певні події, певну особу чи про певні факти з її біографії, підтвердити які документально з тих чи інших причин немає можливості). Також забороняється засвідчувати вірність копій документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань. Не можна засвідчувати виписку із залікової відомості, якщо не пред’явлено диплом про закінчення навчального закладу. Не підлягають засвідченню також тимчасові посвідчення, видані технікумами замість диплома, а також довідки про закінчення інтернатури, аспірантури, виданих замість посвідчень. Забороняється засвідчувати вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців. Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, так як трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. Стосовно копії заповіту: вона може бути засвідчена лише після подання нотаріусу особою, вказаною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт дійсний, не скасований, не змінений та не містить виправлень. Відповідно до чинного законодавства, ця дія може вчинятися в будь-якій державній нотаріальній конторі, тобто діє загальне правило територіальної компетенції. Засвідчувати вірність копії документів можуть приватні нотаріуси, а за кордоном - консульські установи. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, окрім документів призначених для дії за кордоном.